1. Identificación del Responsable del Tratamiento
MENTALWORK SAS (en adelante, “MENTALWORK” o “la Empresa”), sociedad legalmente constituida, identificada con NIT 902024968-1, con domicilio en el municipio de Mosquera, Cundinamarca, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web mentalwork.co, de sus formularios de contacto y en el marco de la prestación de sus servicios.
Datos de contacto para el ejercicio de derechos y consultas sobre tratamiento de datos:
- Correo electrónico: hablemos@mentalwork.co
- Teléfono / WhatsApp: 313 800 6286
- Domicilio: Mosquera, Cundinamarca, Colombia
2. Marco legal
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, así como las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad de protección de datos.
3. Definiciones
Para los efectos de la presente política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, entre ellas:
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el estado de salud, la vida sexual, los datos biométricos, entre otros. La información sobre salud mental y factores de riesgo psicosocial constituye dato sensible.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; en este caso, MENTALWORK SAS.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento.
4. Datos que se recolectan
MENTALWORK puede recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales, según la relación con el Titular:
4.1. Datos de contacto e identificación
- Nombre y apellidos.
- Empresa u organización a la que pertenece.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono o WhatsApp.
- Información suministrada voluntariamente en los formularios de contacto.
4.2. Datos sensibles (tratamiento especial)
En el marco de la prestación de servicios de evaluación de riesgo psicosocial, medición de clima organizacional, evaluación de desempeño y demás servicios de gestión humana, MENTALWORK puede tratar datos sensibles, incluyendo información relacionada con la salud mental, el bienestar psicológico y factores de riesgo psicosocial de los trabajadores de sus empresas clientes.
El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las siguientes condiciones especiales, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:
- Se requiere autorización explícita del Titular, salvo las excepciones legales.
- El Titular tiene derecho a no ser obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
- La información se recolecta únicamente para las finalidades específicas del servicio contratado y no se utiliza para fines distintos.
- Los resultados individuales de evaluaciones psicosociales son confidenciales y solo son conocidos por el profesional tratante; a las empresas clientes se entregan resultados agregados y anonimizados que no permiten identificar a personas específicas.
- Se aplican medidas reforzadas de seguridad para la custodia de esta información.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por MENTALWORK son tratados para las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes de información, cotización y contacto realizadas a través del sitio web.
- Prestar los servicios de consultoría en gestión humana, riesgo psicosocial, SG-SST, selección de personal, medición de clima, evaluación de desempeño y formación contratados.
- Elaborar diagnósticos, informes y recomendaciones derivados de los servicios.
- Gestionar la relación contractual y comercial con clientes.
- Enviar información sobre servicios, novedades y contenidos de interés, cuando el Titular lo haya autorizado.
- Cumplir con obligaciones legales, contables y tributarias.
El tratamiento de datos sensibles se limita exclusivamente a las finalidades propias de la prestación del servicio profesional para el cual fueron recolectados.
6. Derechos del Titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Procedimiento para el ejercicio de derechos
El Titular o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al correo electrónico hablemos@mentalwork.co, indicando su nombre, la descripción de la solicitud y los datos de contacto para dar respuesta.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dichos términos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.
8. Autorización
La autorización para el tratamiento de datos se obtiene al momento de la recolección, a través de los formularios del sitio web, la aceptación de la presente política, o los medios dispuestos en el marco de la prestación de los servicios. Para el tratamiento de datos sensibles, la autorización es explícita y se informa al Titular su carácter facultativo.
9. Medidas de seguridad
MENTALWORK adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para los datos sensibles se aplican controles de acceso reforzados, y su tratamiento se restringe al personal profesional autorizado.
10. Transferencia y transmisión de datos
MENTALWORK podrá encargar el tratamiento de datos a terceros proveedores (por ejemplo, servicios de alojamiento web y herramientas tecnológicas), quienes actuarán como Encargados y estarán obligados a proteger la información conforme a esta política y a la ley. MENTALWORK no vende ni cede datos personales a terceros para fines distintos a los aquí previstos.
11. Vigencia
La presente política rige a partir de su publicación. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Cualquier modificación será informada a través del sitio web mentalwork.co.